Privacyverklaring

Welkom op de website van Cofian Privacy & Management Consulting B.V.

Bij Cofian Privacy & Management Consulting B.V., hierna Cofian, is privacy en security een kernactiviteit van de dagelijkse werkzaamheden. Wij hebben dit hoog in het vaandel staan voor zowel onszelf als voor u als gebruiker. In deze verklaring geven wij aan dat we ons conformeren aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en andere relevante wetgevingen omtrent privacy en gegevensbescherming en proberen naar eer en geweten deze zo goed mogelijk na te leven (compliance).

Mocht u van mening zijn dat Cofian niet in lijn met de wetgeving opereert laat dit ons dan zo snel mogelijk weten via privacy@cofian.nl. Wij proberen er alles aan te doen om omissies te herstellen en staan altijd open voor suggesties en verbetering. Cofian kan persoonsgegevens van u verwerken wanneer u gebruik maakt van de website en/of de diensten van Cofian of omdat u deze zelf via mail of het contactformulier op de website aan ons verstrekt.

Indien u ons een mail stuurt registreren wij voor de communicatie:

- Uw voor- en achternaam

- Naam van de organisatie waarvoor u werkt

- Uw e-mailadres

- Uw telefoonnummer indien u die meestuurt

Cofian verwerkt uw persoonsgegevens om telefonisch contact met u op te kunnen nemen als u daar om verzoekt, en/of om u schriftelijk (per e-mail en/of per post) te kunnen benaderen indien u telefonisch onverhoopt niet bereikt kunt worden. Daarnaast zal Cofian uw persoonsgegevens gebruiken in het kader van het uitvoeren van een met u gesloten overeenkomst van opdracht. In het kader van de uitvoering van de werkzaamheden worden naast eerdergenoemde contactgegevens ook financiële gegevens (prijzen), KvK nummer, BTW nummer, contactgegevens (naam, adres, postcode, plaats, telefoonnummers en email) verwerkt.

Onze dienstverlening kan daarnaast tot gevolg hebben dat wij persoonsgegevens voor u verwerken in het kader van het uitvoeren van een opdracht. Wanneer dit het geval is zullen wij de benodigde verwerkersovereenkomst(en) afsluiten waarin een specificatie is opgenomen van de betreffende persoonsgegevens.

Zolang er geen formele overeenkomst wordt gesloten zal Cofian uw gegevens niet verwerken in systemen (bijvoorbeeld een CRM) maar bewaart deze alleen in de email en op een centrale beveiligde digitale opslaglocatie. Zodra er een verzoek is tot het versturen van informatie zullen gegevens in offertes of andere informatie worden verwerkt en opgeslagen op de beveiligde digitale omgeving van Cofian.

Zodra een overeenkomst ontstaat om diensten te verlenen zullen persoonsgegevens worden verwerkt in het relatiebeheersysteem, in het boekhoudsysteem en in relevante documenten die op onze beveiligde IT-omgeving worden opgeslagen, met als doel communicatie, orderadministratie, verwerking van uren en werkzaamheden, facturering en financiële administratie. Hiervoor worden alleen noodzakelijke persoonsgegevens gebruikt.

Cofian maakt gebruik van cloudoplossingen voor de verwerking van orderadministratie, uren, werkzaamheden, contactadministratie, facturering en financiële administratie. Met de providers van cloudapplicaties heeft Cofian verwerkersovereenkomsten afgesloten. Daarnaast zijn passende technische en organisatorische maatregelen genomen die aansluiten bij onze organisatie, onze dienstverlening en de huidige stand van zaken in techniek.

Cofian bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Tenzij wettelijke bepalingen of zwaarwegende bedrijfsbelangen anders beslissen worden uw gegevens niet langer dan een jaar bewaard wanneer er geen overeenkomst met u tot stand komt. Zodra er een zakelijke relatie ontstaat houdt Cofian zich aan de wettelijke termijnen. Gegevens waarvoor geen wettelijke bewaartermijn geldt hanteert Cofian een redelijke bewaartermijn van 2 jaar tenzij zwaarwegend bedrijfsbelang, veranderende wetgeving, juridische interventie, lopende juridische kwesties of andere bepalingen anders beslissen.

Cofian verstrekt uw persoonsgegevens in principe nooit aan derden. Het is wel belangrijk om te weten dat in het kader van een wettelijke verplichting Cofian gehouden kan zijn om informatie te verstrekken aan derden (bijvoorbeeld justitie) om te voldoen aan die wettelijke verplichting. Daarnaast maakt Cofian op de website gebruik van cookies om de veiligheid, kwaliteit en de werking van de website te monitoren en continue te verbeteren. Cofian gebruikt daarvoor in de basis alleen noodzakelijke Cookies die ook van derden afkomstig kunnen zijn. Uw Cookie instellingen kunt u altijd wijzigen. Voor meer informatie verwijzen wij naar ons Cookiebeleid en Privacyverklering. Cofian gebruikt deze informatie alleen om de werking van de website te borgen, te beveiligen en te verbeteren. Gegevens worden anoniem verwerkt en niet aan derden verstrekt voor commerciële doeleinden of in enige andere vorm verwerkt of opgeslagen voor andere doeleinden dan noodzakelijk of waarvoor u toestemming heeft gegeven.

Op de website van Cofian zijn ook zichtbare links naar internetpagina’s van andere organisaties, zoals bijvoorbeeld op onze nieuwspagina. Wij hebben geen invloed op de inhoud van deze websites en aanvaarden voor sites van derden op geen enkele wijze enige vorm van aansprakelijkheid. De aanbieder van deze website is zelf verantwoordelijke voor de inhoud van deze pagina’s. Cofian controleert redelijkerwijs binnen haar mogelijkheden de weergegeven informatie van deze organisaties. Wanneer Cofian echter van een wetsovertreding op een site van een derde verneemt zal de link onmiddellijk worden verwijderd.

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek daartoe  sturen naar privacy@cofian.nl. Cofian zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

Cofian neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt daarom passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

De website van Cofian maakt gebruik van SSL en een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door Cofian verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met Cofian via privacy@cofian.nl of rechtstreeks via onderstaande gegevens. Mocht u er met ons niet uitkomen heeft u altijd conform de AVG het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie daarover kunt u vinden op https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

Het domein cofian (www.cofian.nl) is een website van Cofian Privacy & Management Consulting B.V.

Cofian Privacy & Management Consulting B.V. is als volgt te bereiken:

Vestigingsadres:

Marco Polostraat 16

7825 VM Emmen

Inschrijvingsnummer handelsregister Kamer van Koophandel: 67833411

Telefoon: +31-(0)591-238093

E-mailadres: info@cofian.nl