Procesmanagement
Werken aan structuur
De gedachte dat werk via processen gestructureerd en gestandaardiseerd kan worden en dan efficiënt en gestroomlijnd verloopt is wel breed geaccepteerd.
Maar hoe? Werkprocessen moeten worden ingericht, gericht en gestuurd. Ook moeten ze beheersbaar zijn.
Informatie- en kwaliteitsmanagement spelen hierbij een grote rol. Maar alles begint bij visie en beleid.
Van ongecontroleerd naar gecontroleerd
In de basis begint het opzetten van een proces met twee gedachten. 'Wat doen we eigenlijk?' en 'Hoe doen we dat?'.
Als die gedachten zijn uitgewerkt kan het proces worden getekend.
Vervolgens kan een proces door middel van kwaliteitsmanagement onder controle worden gebracht.
Dit kan op hele kleine en beperkte schaal bij compacte organisaties tot complexe processchema's bij grotere organisaties.
Continu verbetering in de processen
Processen moeten continu worden gecontroleerd of ze nog voldoen aan het werkproces en of ze nog relevant zijn. Ook kan het zijn dat een procesflow leidt tot verbetering.
Voor bewaken van het totaal aan processen wordt vaak gewerkt met de cirkel van Deming.
P = Plan
D = Do
C = Check
A = Act
Bij Cofian werken we met een uitgebreide Deming, inlcusief de O van Observe.
Management van processen
Elke organisatie werkt procesmatig.
Processen worden beheerd door ze te monitoren en te managen.
Informatie moet gecontroleerd van behoefte naar de juiste plek komen en terug (informatie management) en de processen moeten worden geborgd met normen en controles (kwaliteitsmanagement).
Het samenspel is onderhevig aan continu verbetering (PDCAO).
Dit lijkt een complex geheel en voor veel organisaties is dit ook zo. Maar het moet niet groter worden gemaakt dan strikt nodig is.
Bij Cofian houden wij zowel de doelgroep als nut en noodzaak van wat nodig is scherp in het oog.